Una adecuada estrategia de selección de proveedores es el pilar de la salud operativa y legal de cualquier empresa en Chile. En un ecosistema donde la velocidad del negocio choca con la complejidad regulatoria (Ley de Subcontratación N° 20.123, Ley de Delitos Económicos N° 21.595, etc.), elegir al socio comercial incorrecto no solo afecta la calidad, sino que abre la puerta a riesgos financieros, multas e incluso responsabilidades penales.
La selección de proveedores va mucho más allá del precio; es un proceso estratégico de mitigación de riesgo y aseguramiento de la cadena de suministro.
Estrategias clave para seleccionar proveedores correctamente
El proceso de selección no debe ser una tarea aislada del área de Compras, sino un ciclo de gestión de riesgo continuo.
1. Identificar y clasificar las necesidades de la empresa
Antes de buscar, la empresa debe saber exactamente qué necesita y qué riesgo implica.
- Clasificación de Gasto: ¿Es un insumo estratégico (alto riesgo, alto valor, crítico para el negocio) o un gasto no estratégico (bajo riesgo, bajo valor, fácil de reemplazar)? La intensidad del due diligence debe ser proporcional al riesgo.
- Definición de Alcance: Documentar el volumen, la calidad esperada, los plazos de entrega y, crucialmente, los requisitos de compliance específicos del servicio (ej. exigencias de la Ley de Subcontratación si hay servicios en faena).
2. Definir criterios de selección claros y medibles
La objetividad es la base para un proceso auditable y justo. Los criterios deben ir más allá del precio:
- Criterios Técnicos y de Calidad: Experiencia demostrable, certificaciones (ISO, etc.), capacidad de producción y cumplimiento de especificaciones.
- Criterios Financieros y Legales: Solidez financiera, situación previsional y tributaria, inexistencia de multas graves o litigios, y status hábil en el Registro de Proveedores (si aplica).
- Criterios de Riesgo y Compliance: Evaluación del modelo de Prevención de Delitos (MPD) si la empresa es de alto riesgo, y verificación de los beneficiarios finales (Ultimate Beneficial Owners - UBO).
3. Crear un listado inicial de proveedores candidatos
Esta fase se basa en la investigación de mercado, bases de datos especializadas y la recomendación de la industria. Lo ideal es tener una lista acotada de candidatos que cumplan con los requisitos mínimos de capacidad y solvencia.
4. Evaluación documental, legal y de riesgo
Esta es la fase crítica donde la Empresa Principal se protege legalmente.
- Análisis Documental: Revisión de estatutos, poderes, inscripción en el Registro de Comercio, situación tributaria (SII).
- Riesgo Financiero: Análisis de balances, incluyendo herramientas clásicas como el balance de 8 columnas para validar consistencia contable y clasificaciones correctas de activos y pasivos, indicadores de liquidez, y reportes de deuda comercial. Este análisis también permite identificar si alguno de los proveedores evaluados mantiene vínculos con empresas en quiebra o presenta señales de insolvencia, lo que podría representar un riesgo crítico para la continuidad operativa.”
- Riesgo de Compliance: Verificación de listas de Personas Expuestas Políticamente (PEP) y revisión de prensa adversa o litigios relevantes. Este proceso mitiga el riesgo bajo la Ley N° 20.393 (Responsabilidad Penal de la Persona Jurídica).
5. Utilizar herramientas de gestión y monitoreo de proveedores
Para empresas con un gran volumen de proveedores, la gestión manual es inviable. Las plataformas digitales automatizan la recopilación de documentos, verifican el compliance en tiempo real y alertan ante cambios en el perfil de riesgo (ej. un aumento repentino en los protestos o una deuda previsional). Estas plataformas también facilitan la calificación de proveedores mediante criterios objetivos que permiten comparar desempeño, cumplimiento y solidez financiera.
6. Toma de decisión, onboarding y desarrollo de proveedores
Una vez seleccionado el proveedor más conveniente (no el más barato), se procede a la negociación de contratos y el onboarding. El desarrollo de proveedores implica trabajar en conjunto para mejorar procesos y estándares, fomentando una relación a largo plazo. Un informe de proveedores bien estructurado facilita el proceso de onboarding y permite a la empresa mantener visibilidad continua del desempeño y riesgos asociados a cada proveedor.
7. Monitoreo, auditorías y reevaluación periódica
El riesgo no es estático. Un proveedor sólido hoy puede tener problemas de liquidez o compliance mañana. Es vital establecer ciclos de monitoreo continuo (idealmente automatizado) y auditorías periódicas, especialmente para proveedores críticos.
Riesgos legales y de cumplimiento en Chile
En Chile, la legislación ha endurecido la responsabilidad de la Empresa Principal (EP) sobre sus contratistas, especialmente:
- Ley N° 20.123 (Subcontratación): Establece responsabilidad subsidiaria o solidaria de la EP por deudas laborales y previsionales del contratista.
- Ley N° 20.393 (Responsabilidad Penal PJ) y Ley N° 21.595 (Delitos Económicos): Si el proveedor comete un delito (como soborno o lavado de activos) y la EP no demostró una diligencia razonable en la supervisión (due diligence), la EP podría ser considerada responsable penalmente.
Riesgos reputacionales y de cadena de suministro
Un escándalo de un proveedor (ej. malas prácticas laborales o impacto ambiental) puede dañar irreversiblemente la imagen de la Empresa Principal, incluso si esta no es directamente culpable.
Marco normativo chileno para la selección de proveedores
El marco legal que rige la relación con terceros en Chile se compone de diversas leyes que exigen diligencia:
- Código del Trabajo y Ley N° 20.123: Exigen a la EP verificar el cumplimiento laboral y previsional.
- Leyes de Compliance (N° 20.393 y N° 21.595): Impulsan la necesidad de sistemas de gestión de riesgo que identifiquen y mitiguen riesgos de cohecho, soborno y fraude en toda la cadena de valor.
- Ley N° 19.886 (Ley de Compras Públicas): Aunque rige principalmente al Estado, establece un robusto Registro de Proveedores (administrado por ChileCompra) que puede ser utilizado como fuente de verificación de inhabilidades y situación legal-tributaria para el sector privado.
Cómo mitigar riesgos legales y operativos en Chile
La mitigación de riesgo requiere un enfoque proactivo y respaldado por la tecnología.
Due diligence o diligencia previa de proveedores
Es el paso no negociable. Consiste en la investigación legal, financiera y reputacional del proveedor antes de la firma. Esto incluye:
- Revisar el historial de demandas laborales.
- Verificar la existencia de multas de la Dirección del Trabajo o el SII.
- Validar la red de socios, representantes legales y empresas relacionadas.
Aprovechamiento del registro estatal y bases de proveedor
Las empresas chilenas pueden y deben utilizar las bases de datos públicas disponibles, como la información de litigios del Poder Judicial, el boletín comercial, y el Registro de Proveedores de ChileCompra (para verificar el estado de "hábil" o "inhábil" para contratar con el Estado, un buen indicador de compliance general).
Uso de plataformas de gestión de riesgo y compliance
La automatización es la única forma de gestionar el riesgo de miles de proveedores en tiempo real. Las plataformas que integran múltiples bases de datos (comerciales, litigios, compliance) permiten una toma de decisión inmediata y un monitoreo que no depende de la carga manual de documentos.
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